学校からの連絡がとてもわかりにくいという話 -休校中のメール-

学校からの連絡がとてもわかりにくいという話 -休校中のメール-

ぴのこ(娘)が就学してからずっと我慢してきたのですが、とにかく学校から来るおたより、メールの文章がわかりにくいです。

読みにくくてもう、ひどい。

もはや嫌がらせ。

新型コロナは本当に困りますが、今は先生の働き方も変えるチャンスです。
ぜひ、メールの書き方を、学校にも取り入れて欲しいと思います。

学校からの連絡がとてもわかりにくいという話 -休校中のメール-

ビジネスメールでもありません。

言うたらメールももう古くて、不便なツールになりつつあります。
それでも学校の連絡をLINEにするのは難しい、とどうせ言われるんだろうなーと思うので
それならメールのフォーマットを変えてください。

ビジネスメールにある、

  • 冒頭の挨拶文
  • 名乗りの文
  • 結びの例文

もすべて不要です。10年ぐらい前の形式かなと思います。

こういうひな形で書くものなんですよ!」という理由があるかもしれませんが、
そのひな形はなぜ。なんのために?誰のためのもの?見直していますか?

お客様宛などの場合は気を使うのかもしれませんが、「略式にて失礼いたします」ぐらいを入れて
通じないような相手なら、

Neco
Neco
仕事のできない人なのかな

と思います。

だめな文例

これがぴのこの学校から来たメールです。
本当にひどいので、ぜひ読んでみてください。
こちらは、「登校日が中止になりました」という連絡のメールでしたが、
内容が伝わらず、登校したお子さんが何名もいたとのことです。

差出人:学校メール
件名:緊急連絡 新型コロナウイルス対策
宛先:○○(わたしのアドレス)

令和2年4月6日
保護者 様
○○区立○○小学校
校長 ○○○○○○

新型コロナウイルスへの対策について(その20)

〇緊急連絡
 夜分に失礼いたします。
 内閣総理大臣による緊急事態宣言発令の表明があり、東京都は明日の都立高校の入学式を延期するとともに、区市町村への協力要請を行いました。これを受け、○○区教育委員会は明日午前中に予定されていた中学校の入学式を延期としました。
 この状況を踏まえるとともに、緊急事態宣言の意味を重く受け止め、明日予定していた本校の学年別登校を中止いたします。急遽の連絡となり申し訳ありませんが、何卒ご理解をお願いいたします。
 なお、明日予定していた○○○○○○○○類の配布については、○○○○○○○○○○○方式で行います。明日は、午後○○時から○○時まで引き取りを可能とします。○○日(○)以降の引き取り可能な時間については、追ってお知らせします。
 また、4月○○日(○○)から予定されていた「○○」や4月○○日(○)の個別登校などについても中止となる見込みです。この点については、区の方針が示され次第、速やかにお知らせいたします。そのため、現段階で「□□□□□□□□□」についての○○○○○○○○は見合わせます。ご了承ください。
 新1年生の皆様には、本日、教科書を配布するとともに、学習教材と手紙をお渡ししておりますので、あらためての引き取りは必要ありません。□□□□□□□□□については、実施の可否が明らかになるまで、しばらくお待ちください。

————
※学校メール情報の変更・登録解除はコチラ(このアドレス先は登録者専用の画面です。以下のアドレスを転送・転載しないでください。)
https://○○○○○○○○○○○○○○○○○○

な、長いです。
だめなところを挙げます。

件名に要点が書かれていない

件名と冒頭に重要なタイトルを入れる、というのはメールの基本中の基本です。
せめて緊急連絡に【すみかっこ】つけるとか、要点書くぐらいして欲しい。
それすら、毎日続くと埋もれますが。

私のスマホの画面ではこんな感じに見えています。↓
学校メールがわかりにくい

全文が長い。

これでも、上記のメールは最近配信されたメールの中では短い方した。
この倍ぐらいの長さの時もあります。

一文も長い。

「内閣総理大臣による・・・ました。」までが66文字もあります。
ふむふむ、はあはあ、へえ・・ って読み終わって一息つくまでに、

Neco
Neco
ハテなんの話でしたっけ?

と毎回思います。

漢字が多い

この程度の漢字はもちろん読めますよ。
読めますけど、読みにくいです。
ぴのこの就学時から、「学校は保護者の読解力を試しているのだな」と思って
クレームを入れたら=バカな親認定、と思い、耐えてきました。

でもまる3年耐えたから、言います。もういいよ、バカで。
漢字多いよ!!!読みたくない!

Neco
Neco
老眼きてるしな・・・

要点がわからない

このメールの大切なところは、「明日の登校日を中止します」ですよね。
そこが埋もれて、読み取れません。

冒頭文に要らない手紙の宛名みたいなのが書いてある

メールなんだから、送信日時、差出人、宛先はもうわかっています。
差出人が学校メールなんだから、子供の小学校から来ているのも、着信した時点で知っています。

メールを開いた時にせっかく最初に目に入ってくるエリアに!
4行も使って!!
日付、保護者様、学校名、校長先生の名前とか!!
いらんて。

「登校日は中止」ということをこの1行目に書いてくれたら。お子さんを登校させた家庭ももう少し減らせたと思うのです。

意味のないサブタイトル

おなじく目に付く先頭の大事なエリアに、要らない宛名に続いて、
「新型コロナウイルスへの対策について(その20)」という、まったく目を惹かないサブタイトルが書いてあります。

その20て!!

ちなみにこの続きのメールが、今日、「その22」まで来ました。

Neco
Neco
連続テレビ小説かな?

この要らない冒頭文の後に、やっと「緊急連絡」と書いてあります。

ぜんぜん緊急性がなくなっちゃってて、この文字にたどりつくまでにもう
読む気が80%ぐらい失われています。

あと、これはメールについてではないのですが
こんな時に学校まで教科書取りに行くの、保護者だって嫌だからな・・・!!
(※無理なら来なくて良いとも書いてありました)

いえ、行きましたけどね。宿題も出ていましたし。
教科書すべてに記名も済ませたし、夜は音読もしました。私が。なんでや。

前例のない発表の連続で、学校の現場でも混乱を極めているのだと思います。
いろんな保護者の方がいらっしゃるし、
失礼のないように、と文章が練られた感じも伝わります。
こんな中対応してくださっている校長先生の心中はお察ししますし、頭のさがる思いです。

でも、そういうことじゃないんです・・・。連絡のメールは。

文章は、簡単でいいんです

がんばってるのはわかるんだけど、頑張るポイントが違う。

こんなの毎日毎日読んでいられるほど保護者は暇じゃないんです。先生だって暇じゃないと思うけど。



こんなところに書き写して文句いってる私はひまですね。
はい、今は完全テレワークだし、乳幼児もいないし、夫も親もいないので、きっとひまですよ、よその多くのお母さんたちよりは。
なので、こんな時だからこそ書いておきますよ。

こんな感じに書いて欲しいです。

では文句ばかり言うのも申し訳ないので、
こんな感じに直して欲しいなー!という要望をこめて、

Neco
Neco
勝手に校正してみました。

一応わたくし、2001年から19年間、IT業界で働いていますので、そんなにズレた感覚ではないと思う。

差出人:学校メール
件名:【緊急】4/7(火)の登校日は中止します
宛先:○○(わたしのアドレス)

夜分に失礼いたします。
内閣総理大臣による緊急事態宣言発令の表明を重く受け止め、明日4/7(火)に予定していた登校を中止いたします。

つきましては、○○○○○○○○類の配布については、3月○日と同じ方式で行います。
【日時】4月7日(火)午後○○時から○○時まで
【場所】○○○○○○○
【対象となる学年】2〜6年生
1年生は配布済みですので来校は不要です。
4月8日(水)以降の引き取り可能な時間については、追ってお知らせします。

<中止の見込み>
・4月○○日(○)から予定されていた「□□□□□□□□□」
・4月○○日(○)の個別登校
※区の方針が示され次第、速やかにお知らせいたします。
※□□□□□□□□□については、実施の可否が明らかになるまで、お待ちください。

<概要>
内閣総理大臣による緊急事態宣言発令の表明があり、東京都は明日の都立高校の入学式を延期するとともに、区市町村への協力要請を行いました。これを受け、○○区教育委員会は明日午前中に予定されていた中学校の入学式を延期としました。
この状況を踏まえるとともに、急遽の連絡となり申し訳ありませんが、何卒ご理解をお願いいたします。

————
※学校メール情報の変更・登録解除はコチラ(このアドレス先は登録者専用の画面です。以下のアドレスを転送・転載しないでください。)
https://○○○○○○○○○○○○○○○○○○

校正とはいっても、学校の書きたいこと、削れないところもあると思うので
なるべく原文を崩さず、漢字も減らさずに直してみました。
なので劇的に読みやすくもないですが、無駄は省いています。

件名には要点だけを。

連日受信しているので、学校メールだけでもメールフォルダにたまっているので「本日」「明日」などの表現ではわかりません。
日付と曜日、要点を書きましょう。

「結論ファースト」

本当は「夜分に」の挨拶と、内閣総理大臣による云々も要らないんですが、
学校はこういうのを絶対に絶対に書きたいんだと思うので、これぐらいならしょうがないでしょう、という最低限の長さなら我慢しましょう。

緊急事態宣言も、この日の時点では「発令を表明」しただけなので、どうしてもこれを入れると長くなりますが
「登校日が中止である」ことを冒頭文に入れてもらえれば、この3行目までで一番大事なことがわかります。

連絡事項は見出しでお知らせ

「学校で渡す方式」というのはぴのこの小学校の方法についての説明なので、そこは置いといて。

「引き取り可能時間」という長い文言は省いても意味が通じるので省略し、時間と場所を小見出しで書きます。

対象となる学年は「1年生を除く全学年」でもいいんですが、「除く」ことをわざわざ強調せず、「対象の人」を書きます。

同じようなメールが何通も届いている中では、「それ以降」「本日以降」だとわかりません。
「4月8日(水)以降」と日付を明記。

次回の目次は簡単に

どうせ連日、追加のメールが飛んできます。
とくにこの時期の「今後の予定」で、不確定の内容は書いても無駄になる可能性があります。

書く方も読む方も、無駄になる可能性のある行動はなるべく省きましょう。

中止・継続・未定がそれぞれ何。と手短に書きましょう。

もっと書きたいことがあれば最後に「概要」でどうぞ。

この<概要>は私のような保護者ならすっとばすところですが、学校として伝えたいことは山ほどあると思いますので、末尾なら好きなことを書いていただいて良いと思います。

都立高校、中学校の入学式とか、関係ない世帯には関係ないのですが、最後にちょろっと書いてあれば「なるほどね」ぐらいに読むことができます。

書いた側の免責事項にもなるので、気の済むまで書いてください。

Neco
Neco
私はたぶん読みません…

ほんとなら、用件ごとにメールを分ければよい

登校日の中止と、教科書の配布方法はまあ、セットで書いてもしょうがないとして、

  • 今後の予定
  • その他の連絡(今回の場合は、児童の居場所についてでした)

は、1件のメールに書かなくてよいですね。
それぞれタイトルに書いて、メールを3件送信すればよいです。
児童の居場所がある人はそのメールを読み飛ばせます。

ついでにインデント(段落の空白)もいらないです

これは学校の先生の悲しい性というか、どうしても入れなきゃ気が済まないと言う人が多いみたいなのですが(私の母も教育関係の仕事をしていたので同じこと言われました)、
段落のはじめにひとマスあける」というやつ。これが要らないです。

ウェブはもともと英文表記の世界で作られたルールでできているので、日本語の原稿用紙の段落ルールがありません。
縦書きならまだわかるのですが、和文の「全角スペース」を文章に入れると、見ている環境(ブラウザ、メールソフト)によってはズレます。
私の目にはズレているようにしか見えない。ガタガタです。

と思って、首相官邸のホームページを見たら・・・
横書き文章に段落は必要か
段落とっておる・・・!(((;゚Д゚)))

電子書籍など、縦書きのサイトでは「段落字下げ」が使われていました。
首相官邸のテキストは、そのまま新聞などにも使われるなどの事情があるのかもしれません。

じゃあ、わかりました。もう、そんなに入れたいんなら、入れればいいじゃない。インデント。

でも長文だとずれたり、かえってガタガタなので
文章の流れを変えるなら「改行」が良いと思いますし、上記の添削後の文例のように、箇条書きで一文ずつを短くまとめることでそもそも段落のスペースが要らないメールを作れますよ。

日本人の読解力は落ちている

先生にとって、というか誰にとっても、読解力の低下は残念なことですが、
実際に日本人の読解力は低下しているといわれています。

LINEの発達でスタンプや短文のみのやりとりも増えて、長文は読まれなくなるばかり。
今の私たちの世代よりももっと先、将来の保護者の方からは今以上に長文が嫌われることが予想されるので、
メールの文章は極力短くしていくほうが時代に合った対応です。

言うたらメールだってもう古いですからね。
将来は動画で配信しないと何も伝わらないかも。


まとめ

メールは連絡手段。読解力をつける教育ではありません。

「保護者の方も、読む力をつけましょう!」っていう気持ちもわからないのでもないですが・・・。
内容が伝わらなかったら本末転倒だと思うのです。

特に今は安全な対応が最優先

行かなくてもいいのに子供が誤って登校してしまった。
お母さんは仕事に行っちゃいました。っていうのが実際にあったわけなので、
非常事態宣言が出た今、ちょっとしゃれになりません。

わかりやすい連絡で、みんなで安全に過ごしましょう!

学校関係の方がこのページをどれだけ読んでくださるかわかりませんが、
ぜひ気にとめてくださると嬉しいです。

働くお母さんからのお願いでした!


働き方カテゴリの最新記事